Doanh thu bán hàng online của bạn đang tăng đều mỗi tháng. Rồi một buổi sáng, khách doanh nghiệp nhắn tin hỏi có xuất hóa đơn đỏ không, đối tác khác hỏi hợp đồng có đứng tên pháp nhân hay không. Đến kỳ quyết toán, bạn lật cả chồng giấy tờ mà vẫn thiếu vài thứ. Đội ngũ bên mình đã gặp tình huống này rất nhiều lần, và câu hỏi gần như ai cũng đặt ra là: cứ giữ hộ kinh doanh thêm chút nữa, hay đã đến lúc đi làm dịch vụ thành lập công ty trọn gói?
Table of Contents
Khi doanh thu lớn dần, hộ kinh doanh bắt đầu chật
Hộ kinh doanh là mô hình dễ bắt đầu nhất. Đăng ký xong là bạn bán được hàng, không cần vốn điều lệ lớn. Vì thế nhiều người chọn nó ngay từ đầu, và điều đó hoàn toàn hợp lý.
Vấn đề thường xuất hiện khi quy mô lớn lên. Khách hàng doanh nghiệp hay yêu cầu hóa đơn đỏ và hợp đồng đứng tên pháp nhân. Một số sàn thương mại điện tử cũng đặt tiêu chí về doanh thu và giấy tờ để giữ gian hàng ổn định. Lúc này bạn không còn tự quyết mọi thứ như trước nữa.
Quyết toán thuế cũng là nỗi lo quen thuộc. Bán càng nhiều, chứng từ càng chồng chất. Có chủ shop từng kể với chúng tôi rằng họ vừa đóng gói hàng vừa lục hóa đơn đến gần nửa đêm. Đó là dấu hiệu khá rõ rằng mô hình cũ đã quá tải.
Hai mô hình khác nhau ở đâu?
Nói ngắn gọn, hộ kinh doanh gắn liền với cá nhân chủ hộ. Công ty là một pháp nhân riêng, có tư cách ký kết và tự chịu trách nhiệm. Chỉ khác biệt này thôi đã kéo theo nhiều hệ quả thực tế.
Về trách nhiệm tài sản, chủ hộ kinh doanh chịu trách nhiệm bằng toàn bộ tài sản cá nhân. Với công ty trách nhiệm hữu hạn, thành viên chỉ chịu trong phạm vi vốn đã góp. Nhiều người bỏ qua điểm này cho đến khi phát sinh công nợ, lúc đó mới thấy khác biệt rõ rệt.
Về thuế và kế toán, mỗi mô hình có cách tính và nghĩa vụ riêng. Công ty phải làm sổ sách đầy đủ hơn, khai báo cũng phức tạp hơn. Đổi lại, bạn chủ động hơn trong quyết định tài chính, nhất là khi cần tái đầu tư lợi nhuận vào kho bãi hay thiết bị.
Về đối tác và nhân sự, công ty dễ tiếp cận nguồn vốn và hạn mức tín dụng hơn. Việc ký hợp đồng lao động chính thức với nhân viên cũng thuận tiện hơn nhiều.
Lúc nào nên bắt đầu tính chuyện chuyển đổi?
Không có con số nào áp dụng chung cho tất cả. Theo kinh nghiệm của đội ngũ, bạn nên cân nhắc khi doanh thu đã đều đặn qua nhiều tháng, số đơn ổn định và có vài người cần ký hợp đồng chính thức.
Có vài dấu hiệu khá rõ ràng. Đối tác lớn đang đòi pháp nhân. Bạn cần vay ngân hàng để mở rộng kho. Hoặc số lao động tăng đến mức quản lý bằng miệng không còn đủ.
- Doanh thu và số đơn ổn định qua nhiều tháng liên tiếp
- Có nhu cầu hợp tác với doanh nghiệp lớn hoặc xin tín dụng
- Số lao động tăng, cần hợp đồng lao động chính thức
Ngược lại, nếu mô hình vẫn đang thử nghiệm và dòng tiền chưa vững, bạn nên ở lại hộ kinh doanh thêm một thời gian. Chúng tôi từng thấy có người chuyển quá sớm: bộ máy kế toán phình ra trong khi doanh thu chưa theo kịp, chi phí vận hành bào mòn lợi nhuận. Thành lập công ty không phải là phần thưởng cho việc đã làm lớn, mà là một công cụ phục vụ việc đã làm lớn.
Thành lập công ty đi qua những bước nào?
Bước đầu là chuẩn bị hồ sơ: tên công ty, ngành nghề kinh doanh, địa chỉ trụ sở và người đại diện pháp luật. Ngành nghề nên khai đủ ngay từ đầu, vì bổ sung sau này vừa tốn thời gian vừa phát sinh thủ tục.
Tiếp theo là nộp hồ sơ qua cổng đăng ký doanh nghiệp quốc gia. Nếu hồ sơ đầy đủ, thời gian xét duyệt thường không quá lâu. Nhưng một lỗi nhỏ như trùng tên hay thiếu giấy tờ cũng đủ làm chậm cả tuần.
Khi đã có giấy đăng ký doanh nghiệp, bạn cần khắc dấu, mở tài khoản ngân hàng, đăng ký mã số thuế và xin chữ ký số. Những việc này nghe nhỏ nhưng thường mất nhiều thời gian nhất, vì phải đi qua nhiều đầu mối khác nhau.
Chuyển tài sản và hóa đơn sang công ty thế nào?
Đây là phần dễ sai nhất. Tài sản, hàng tồn kho và công nợ của hộ kinh doanh cần được thanh lý hoặc chuyển giao rõ ràng bằng văn bản. Nếu để lẫn giữa cá nhân và pháp nhân mới, đến lúc quyết toán bạn sẽ không biết khoản nào thuộc về ai.
Hóa đơn đã phát hành của hộ kinh doanh cũng phải xử lý theo quy định. Công ty mới thường bắt đầu xuất hóa đơn từ thời điểm có mã số thuế riêng. Đừng tự ý dùng chung dải hóa đơn khi chưa được hướng dẫn cụ thể, vì chỉ sai một bước là phải điều chỉnh rất vất vả.
Và đừng quên cập nhật thông tin với ngân hàng, sàn thương mại điện tử và các đối tác đang làm việc. Chúng tôi từng gặp một shop bị gián đoạn dòng tiền đúng dịp cao điểm, chỉ vì tài khoản bán hàng vẫn đứng tên cũ.
Nghĩa vụ thuế và kế toán sau khi lên công ty
Sau khi thành lập, công ty phải kê khai thuế giá trị gia tăng và thuế thu nhập doanh nghiệp đúng hạn. Tần suất nộp tờ khai thường theo tháng hoặc quý, tùy quy mô doanh thu của từng đơn vị.
Công ty quyết toán theo năm tài chính. Chi phí kế toán thường cao hơn hộ kinh doanh vì khối lượng chứng từ lớn hơn nhiều. Đây là khoản nhiều chủ mới hay bỏ sót khi lập kế hoạch dòng tiền, nên hãy đưa vào ngân sách ngay từ đầu.
Những khoản phát sinh ngoài dự kiến thường đến từ việc nộp tờ khai trễ, thiếu chứng từ đầu vào hoặc bị yêu cầu bổ sung hồ sơ. Giữ sổ sách đều đặn từ đầu tháng sẽ giúp bạn tránh phần lớn những việc phải sửa về sau.
Tự làm hay nhờ đơn vị trọn gói?
Tự làm là lựa chọn hợp lý khi hồ sơ đơn giản, ngành nghề không có điều kiện đặc biệt và bạn đủ thời gian đi lại. Trường hợp này bạn tiết kiệm được một khoản kha khá.
Nếu ngành nghề có nhiều điều kiện, cần giấy phép con, hoặc bạn không thể dành thời gian chạy thủ tục, nhờ đơn vị hỗ trợ thường tiết kiệm công sức hơn. Khi chọn đơn vị, hãy hỏi rõ chi phí, phạm vi dịch vụ, cam kết thời gian và hỗ trợ sau thành lập. Để đối chiếu các hạng mục đã bao gồm trước khi quyết định, bạn có thể xem gói dịch vụ thành lập công ty trọn gói rồi so với nhu cầu thực tế của mình.
Nếu cần chuyển nhanh để không bị vướng việc kinh doanh, phần chi phí bỏ thêm thường đổi lại được thời gian và sự yên tâm. Điều quan trọng là bạn hiểu rõ mình đang trả tiền cho những gì.
Những sai lầm hay gặp khi chuyển từ hộ kinh doanh sang công ty
Lỗi đầu tiên là không chuẩn bị sổ sách từ trước, để đến lúc quyết toán mới xử lý. Khi đó dữ liệu đã rối, và công sức bỏ ra gấp đôi.
Lỗi thứ hai là ký hợp đồng mới khi giấy đăng ký doanh nghiệp chưa có. Một hợp đồng đứng tên pháp nhân chưa tồn tại có thể dẫn đến tranh chấp không đáng có. Xem thêm tiêu chí chọn đối tác dịch vụ cho doanh nghiệp nhỏ để tránh những rủi ro tương tự khi làm việc với bên thứ ba.
Lỗi thứ ba là quên thông báo thay đổi cho cơ quan thuế và đối tác. Đội ngũ từng gặp trường hợp khách vẫn chuyển tiền vào tài khoản cũ vì chưa được báo, và việc truy vết mất khá nhiều thời gian.
Câu hỏi thường gặp
Hộ kinh doanh có bắt buộc phải chuyển thành công ty không?
Không bắt buộc. Hộ kinh doanh vẫn hoạt động hợp pháp nếu đáp ứng đủ điều kiện. Chuyển đổi là lựa chọn dựa trên nhu cầu thực tế về quy mô, đối tác và mức độ rủi ro tài sản.
Chuyển đổi mất bao lâu và có phải đóng thêm phí không?
Thời gian phụ thuộc vào độ đầy đủ của hồ sơ và các thủ tục sau đăng ký. Lệ phí và các khoản liên quan theo quy định hiện hành, bạn nên hỏi trực tiếp để có con số chính xác tại thời điểm làm.
Công ty mới có giữ được mã số thuế và tài khoản cũ không?
Công ty là pháp nhân mới nên thường có mã số thuế riêng. Tài khoản ngân hàng và tài khoản sàn thương mại điện tử cần được cập nhật hoặc mở mới theo tên công ty.
Quyết toán thuế thu nhập cá nhân của hộ kinh doanh có ảnh hưởng khi chuyển đổi không?
Có. Nên quyết toán phần việc của hộ kinh doanh trước hoặc trong giai đoạn chuyển đổi để tránh chồng chéo nghĩa vụ. Đừng để việc này dồn đến cuối năm.
Thành lập công ty trọn gói có bao gồm dịch vụ kế toán sau đó không?
Tùy đơn vị. Có gói chỉ dừng ở thủ tục thành lập, có gói bao gồm cả hỗ trợ sau đăng ký. Bạn nên xem kỹ phạm vi dịch vụ trước khi ký.
Chuyển từ hộ kinh doanh lên công ty không phải việc phải làm ngay. Hãy nhìn vào doanh thu, đối tác và nhu cầu thực tế của mình. Nếu đã đủ điều kiện, bạn nên chuẩn bị sổ sách và hồ sơ thật kỹ trước khi bắt tay vào làm. Nếu có vấn đề cụ thể, đội ngũ bên mình luôn sẵn sàng tư vấn trực tiếp để bạn chọn được hướng đi phù hợp nhất.
